Los Planes de contingencia de las Guías SAFER identifican una serie de prácticas de seguridad recomendadas que deben tenerse en cuenta de cara a los momentos en los que la HCE no esté disponible, tanto por paradas planificadas como por problemas sobrevenidos (lo que a partir de ahora identificaremos como “indisponibilidad”). Dicha “indisponibilidad” temporal es algo inevitable, y puede ser debido tanto a fallos software o de la infraestructura, como a problemas externos.PContingencias

Un plan de contingencia efectivo y seguro debe tener en cuenta las posibles causas y las consecuencias de los tiempos en los que la HCE no se pueda usar, así como definir los procesos y la preparación de las infraestructuras y del personal técnico y asistencial para minimizar la frecuencia y el impacto de estos hechos, asegurando así la continuidad asistencial.

Los momentos en los que la HCE no es utilizable pueden provocar importantes riesgos en la seguridad del paciente en aquellas organizaciones que no estén correctamente preparadas para afrontar esta contingencia.

La imposibilidad de uso de la HCE es un riesgo potencial, con frecuencia ignorado, que puede llegar a impactar de forma importante en la seguridad del paciente, mayor cuanto más alto es el nivel de dependencia del sistema electrónico. Estos peligros, documentados ya, incluyen entre otros: riesgo de errores en la medicación, falta de disponibilidad de imágenes o informes y procedimientos asistenciales anulados.

El equipo de planificación de contingencias debe diseñar estos planes cooperativamente junto al personal clínico y deben asegurarse de que los elementos técnicos, los procesos clínicos y los flujos de trabajo afectados estén alineados y pueda seguir desarrollándose la asistencia en caso de indisponibilidad. Una vez diseñados estos planes, deben luego ser probados durante simulacros y períodos de inactividad.

Además del importante esfuerzo inicial que significa definir estos planes, es igual de importante desarrollar y seguir un proceso confiable de revisión y mantenimiento continuo. La Seguridad y eficacia de las TIS pueden mejorarse mediante el establecimiento de procedimientos adecuados de tiempo de inactividad.

Como en guías anteriores, esta autoevaluación la debe completar un equipo multidisciplinar y evaluar los riesgos potenciales de las TI de la Salud para la seguridad de los pacientes en el contexto de su organización de salud en particular.

Prácticas Recomendadas para la Fase 1. TI para la salud Seguras.

  • 1.- El hardware que ejecuta aplicaciones críticas para el funcionamiento de la organización está duplicado.
  • 2,. Están disponibles un generador eléctrico y suficiente combustible para soportar la HCE durante un apagón prolongado.
  • 3.- Hay formularios en papel disponibles para reemplazar las funciones clave de la HCE durante los tiempos de parada.
  • 4.- Hay copias de seguridad de los datos de los pacientes y de las configuraciones de las aplicaciones de software críticas para las operaciones de la organización.
  • 5.- Hay políticas y procedimientos documentados y accesibles para asegurar la identificación precisa del paciente cuando se prepara para, durante y después de los tiempos de parada.

Analizando las prácticas recomendadas propuestas durante las Jornadas APISA, comentábamos entre los integrantes de este grupo de trabajo que en la mayoría de las implantaciones de HCE que veíamos, las prácticas: 1, 2 y 4 están suficientemente cubiertas. Sin embargo, las prácticas 3 y 5 suelen ser mucho más difíciles de encontrar implementadas por múltiples causas: el personal dedicado a ello se relaja cuando observan que los sistemas funcionan sin problemas largos periodos, la carga de trabajo diaria del personal asistencial no admite con facilidad este tipo de tareas, se interpreta erróneamente que es una responsabilidad sólo del equipo TIC, etc.

Prácticas Recomendadas para la Fase 2. El uso Seguro de las TI Sanitarias.

  • 6.- Los procedimientos se han probado y todo el personal está entrenado para su uso.
  • 7.- Existe una estrategia de comunicación que no se basa en la infraestructura electrónica (telefonía IP, email, twitter, etc.)  para los períodos de tiempo de inactividad y recuperación.
  • 8.- Las políticas y procedimientos escritos para los tiempos de parada de la HCE y los procesos de recuperación garantizan la continuidad de las operaciones en relación con una atención al paciente segura, y las operaciones críticas de la organización.
  • 9.- La interfaz de usuario del sistema de la HCE de contingencia, mantenida localmente y de sólo lectura, está claramente diferenciada del sistema HCE en producción.

Al igual que con la Fase 1, vemos que la mayoría son responsabilidades que van más allá del ámbito TIC, y que sólo en entornos con implantaciones muy maduras de HCE y de gran implicación de todos los estamentos de la organización se pueden llegar a tener bien resueltos. Y a pesar de ello, al repasarlos comprendemos que no cumplirlos podría llegar a tener resultados muy adversos sobre la seguridad del paciente en los momentos de parada la HCE, sobretodo en los no planificados.

Prácticas Recomendadas para la Fase 3 – Supervisión y Control de las TIS

  • 10.- Hay una prueba integral y una estrategia de monitorización para prevenir y gestionar eventos de tiempo de parada de la HCE.

Analizando esta última fase de la guía durante las IX Jornadas APISA reflexionamos sobre una posible diferencia de criterios entre la implantación de sistemas en EEUU (origen de las guías) y Europa, y por ello una posible adaptación local de las guías. Aquí suele ser mucho más común primero implantar un buen sistema de monitorización y gestión de eventos que permite minimizar los tiempos de indisponibilidad y menos común disponer de sistemas de contingencia de sólo lectura y locales con los que se pudiera trabajar ante la parada del EHR principal.

Desde APISA nos gustaría conocer vuestra opinión sobre este aspecto y en general sobre buenos usos que conozcáis en este terreno o anécdotas o dudas de cualquiera de las guías. ¡¡Esperamos vuestros comentarios!!

Índice de la serie Impacto de las Tecnologías de la Información Sanitarias en la Seguridad del Paciente

Autores:

Grupo de Trabajo 50 Sombras de GEIT. APISA. 2016

Ana I Borrego
Inmaculada Castejón
Ana M Chups
Juan Diaz
Mª Carmen Dominguez
Manuel Jimber
Beatriz Martínez
Manuel Quintas
Diego Rodero
Ana B Sánchez
Luis Santiago Sánchez
Fran Sánchez
Victoria Zafra

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Impacto de las Tecnologías de la Información en la Seguridad del Paciente VII. Guías SAFER. Planes de contingencia

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